“Undskyld chef, kan vi få mere information?”

Som leder har du sikkert været udsat for den evindelige klagesang, hvor medarbejderne efterlyser mere information. Du har sikkert også opdaget, at de sjældent læser de mails, der bliver sendt til dem. Når I må mødes ved kaffemaskinen, klager de over, at de ikke kan overskue de mange mails, intranettet, infoskærmene, og hvad I ellers har investeret i for at blive bedre til at dele viden.

I denne blog giver jeg nogle gode råd til, hvordan man kan blive bedre til at dele viden internt i en organisation: Viden er i mange organisationer den vigtigste ressource, og delingen af viden mellem medarbejdere er essentiel for organisationens evne til at tilpasse sig markedet og skabe nye ydelser for sine kunder.

Forskellige typer af viden

Det er vigtigt at forstå, at der findes forskellige typer af viden i en organisation.

1. Den eksisterende og erkendte viden. Det er den viden, som mere eller mindre alle medarbejderne kender uanset plads i organisationen.
2. Den eksisterende, men tavse viden. Det er den viden, som ikke er udtalt og kommunikeret mellem medarbejdere. Det kan være specialviden hos en medarbejder(gruppe) eller viden hos ledelsen.
3. Den nye viden, der skabes i en proces. Det er en viden, der opstår i samskabelse med kollegaerne eller med samarbejdspartnere uden for virksomheden.

Når medarbejderne begynder klagesangen over mangel på viden, er det ofte den tavse viden, som er problemet. Den kollega eller den leder, der sidder med en specialviden, ser ikke nødvendigheden af at kommunikere sit projekt til resten af virksomheden. Ifølge undersøgelser er det i gennemsnit 90 pct. af den samlede mængde viden, som er tavs, fordi den er opnået gennem praktisk erfaring eller faglig uddannelse. 

Det er helt essentielt, at denne viden ikke kun forbliver inde i hovedet eller i hænderne hos den enkelte medarbejder, fordi det kan give virksomheden en stor sårbarhed. Derfor må virksomheder give sig i kast med den omfattende opgave, det er, at gøre den tavse viden synlig og bevidst for alle i organisationen.

Fortæl din viden som en historie

En god historie er det bedste værktøj til at dele sin viden. Det skyldes, at vi som mennesker er bedre til at lagre historier i vores hukommelse, end vi er til at lagre informationer.

Der er fem grundlæggende krav til en god historie:

1. Identifikation. Din modtager skal kunne spejle sig og se sig selv i historien. Det kan man gøre ved at fortælle om sine udfordringer i opgaven, hvad man selv synes, der er svært, og hvordan man kommer over det. På den måde bliver historien mere menneskelig.
2. Fascination. Når man bliver følelsesmæssigt berørt, kan man bedre huske historien.
3. Information. Kernen i videndeling er naturligvis informationer. For at bidrage til den gode historie skal informationerne gerne være nye og tankevækkende for modtageren, for så lagres informationerne bedst.
4. Troværdighed. Fakta og detaljer kan være dræbende, hvis de præsenteres i en lind strøm. Men man er altid nødt til at underbygge sin viden, så det handler om at finde balancen mellem for mange og for få detaljer.
5. Pointen. En god historie har en pointe, gerne med en overraskende slutning, som man husker i lang tid.

I min næste blog vil jeg give inspiration til nogle forskellige historietyper, som du kan bruge til at dele viden.

Men inden skal jeg bede dig om at lave en online-øvelse med dine kollegaer: Prøv at tænke på en særlig viden, som du er en af de eneste, der sidder inde med i organisationen. Herefter skal du overveje, hvordan du vil formidle den til dine kollegaer ud fra de fem grundlæggende krav til en god historie.

Hvis du har brug for rådgivning til bedre vidensdeling i jeres organisation, er du velkommen til at kontakte mig på info@skarptsprog.dk.

God fornøjelse med øvelsen!

Mange venlige videnshilsner

Louise Lindhagen
Kommunikationsrådgiver og storyteller, SkarptSprog.dk